学校会议这样开,人人都喜欢

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第 030 篇

怎样开会,才能赢得教师?如何管理会议,才能让会议富有成效?

在我任广文中学校长期间,有个每周一次的“班主任沙龙”,沙龙由学部召集,班主任参加,但每次都有一些非班主任老师自主参与。问他们为何不怕耽误时间,愿意参加会议?他们说,每次都能学到东西,这样的会议很受用。原来,不是老师不愿意参加会议,而是会议内容是否能够帮助到老师。

怎样开会,才能赢得教师?如何管理会议,才能让会议富有成效?我们可以试着从另一个角度认识会议、管理会议,或许就会改变现状。

“策划”好你的会议

任何会议,要么富有成效,要么浪费时间,二者必居其一。富有成效的会议都是策划出来的。

2018年歌尔“种子教师”入职后,进行了为期一个月的入职培训。为了深化培训效果,体验成长快乐,我们拟举办“种子教师成长分享会”。如何把分享会办得富有成效?如何把分享平台变成推动教师再成长的机会?我们进行了如下的策划——

第一,确定“概念”,也就是召开会议的目的或意图。“种子教师成长分享会”的标题并没有表达会议目的,“分享”只是手段,“成长”才是目标。也就是“通过分享,让每个种子教师看到自己的成长,看到伙伴的成长,从自己和他人的成长中得到力量和努力方向”。我们想通过分享会让种子教师体验到,只要自己有方向、有目标,只要自己能自主、肯努力,成长是挡不住的。我们还想让种子教师从此感受到,讲台是最好的成长平台,演讲是最快的成长方式。

任何会议的策划都应该进行这样的追问:我们想通过会议实现什么,想创造出什么?想要达到什么目的?要向大家传递什么?想要取得怎样的成果?在这样的追问中确定“概念”,是高效会议的最重要一步,离开了它,制定的会议流程有可能偏离会议方向。

第二,确定“程序”,也就是具体的会议流程。富有成效的会议还必须有正确的流程作支撑,因为正确的流程才能产生正确的结果。制定会议流程不是简单地描述第一项、第二项会议内容,而是明确每项会议内容的时间、主题、目的、会场布置要求等。流程越明晰,会议进行得越顺利,会议效果也就越好。

一般的会议都会有开场、主体、尾声三大部分,其中的主体部分是关键。我们把“种子教师成长分享会”的主体部分分解为四个模块,按照培训过程中的四个小组,每个小组包含6位种子教师,作为一个模块。小组内自我设计展示方式,每个种子教师展示时间15分钟,每组导师点评20分钟,同伴提问10分钟。种子教师展示时台上只放置演讲台,小组展示完成后,6位种子教师登台,接受导师点评和同伴提问。

会议安排多少个程序?取决于参会人员的情况和会议目的。此外,会议最不可忽略的是“尾声”,因为“结果好,才是真正的好”。主持人回顾活动情况,总结提炼会议内容,升华对教师成长的认知,确认成果和行动计划。

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第三,确定“准备”事项,也就是为召开会议需要做的准备工作。确定会议时间和地点,拟定会议文件,通知有关人员,打印会议材料等,这些事情都不是小事。单就会场来说,在会议室里和在咖啡厅里交谈,我们会有不同的感受和体验,甚至谈话方式也大不相同。会场的大小,要匹配人数,过于宽敞,宝贵的精力会被分散到偌大的空间当中;而过于狭窄,会产生压迫感,同样会影响到会议效果。

成长分享会在哪里召开?我们同样是在研究、现场考察后确定下来的,最终借用了临近单位的一个200多平米并带有LED屏的会场。会场摆放四个小组,每个小组U型排列,方便讨论。好的会场,能够调动与会人员的积极性。

会议准备,还包括会议资料。如何达成看见成长、推动成长的目的?我们设计了一份“现场观测表”,包括发言者的关键内容记录,看见他人(优点和建议),看见自己(反思和改进),成长措施。这份观测表,既给了与会人员一个方向,又带动与会人员思考,助力了会议效果的提升。

“可视化”你的会议

歌尔教育集团的每间办公室、会议室,都有大白板。大白板,是我们使用频次最高的物件,是离不开的工作帮手。将与会人员的表达可视化,也是会议富有成效的重要途径。

召开会议,就是众人来商议,将众人的智慧集合在一起,集体创造出超出个人能力水平的想法。而且,通过会议,提高与会人员对会议共识的理解和接受程度,使每一个人成为会议决议的坚定执行者。因此,与会的每一位成员平等地参与讨论,并且共享讨论的过程,是会议组织者必须落实的一个问题。

脑科学研究发现,人的短时记忆容量有限,一般为 7±2 个信息单位。在没有复述的情况下,其保持时间约为 15 至 30 秒。如果会议只是停留在口头表达,最终大家记住的可能只是领导者的说法,这样不利于讨论问题。将每个成员的表达可视化,记录在白板或者大白纸上,每个人的发言便通过可视化得到巩固;而与会人员也不再聚焦发言者,而是聚焦白板上呈现的发言者的意见。从聚焦发言人到聚焦白板上的意见,与会人员会很自然地讨论问题,并且冷静地推动讨论进程,自然而然地进入到更深层次的讨论中。

“看不见的东西是无法掌控的”。可视化,让看不见的东西得以呈现,让信息与信息之间建立了连接,利于形成工作决议,这是富有成效会议的重要条件。

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“管理”好你的会议

我在广文工作期间,一年一度的“战略发展研讨会”总能收到很好的成效,因为我们对会议进行了管理。会前,我们拟定会议计划,包括会议主题、会议日程、会议准备,人手一本会议背景材料,人人准备会议发言。每个人带着思考来,会中必然奉献智慧。会议过程中,严格会议纪律,有录像,有记录;有风暴,有研讨;有决议,有方案;最终形成学校新学年工作要点,滚动形成学校后三年发展规划。会后,则由校务处跟踪监督各项工作的落实。每个学年的工作从这里启幕,每个学年学校也总有创新发展。

高效的会议是管理出来的。它包括会前计划、会中监督和会后跟踪。

好的计划是成功的一半,明确、清晰的会议议程/日程对会议成功起到重要作用,这样的会议议程/日程应于会前3天通知到每个参会人员。老师特别不喜欢临时会议,如果确属突发性的紧急事件不得已临时召开,最好的方式是站着开,时间控制在22分钟以内,这可能是人可以忍耐的最大时间值,也是适宜的休息放松时间。

为防止偏离主题或是扯皮等现象的发生,需要“会中监督”。会中监督是主持人的职责,主持人监督会议按照原计划开展,出现偏离的及时引导纠正、出现扯皮的立刻制止。当然,不是采用生硬的制止方式,而是用会议目标引导回来。在这里,主持人可以列一个会议清单,帮助自己把握方向。

会议结束后,还要进行“会后跟踪”。会议记录人员整理会议纪要,将会议中形成的决议、提出的安排或是遗留问题等内容全部记录,并将会议纪要发放相关部门或人员,并由专人跟踪其执行,保证会议形成闭环。

实际上,开一个会,就是完成一个工作项目。会议的提出、组织、召开、结束,相当于一个项目的完整闭环。运用项目管理中的计划安排、监督实施和跟踪执行的思路进行会议管理,能确保会议高效达标。

“改造”好你的会议

管理大师彼得•德鲁克说,“会议,就是靠集会来商议,这是组织缺陷的一种补救措施”。一个设计结构甄于理想的组织是不应该有会议的,会议应该是“不得已的例外”,不能视为常规。但我们的校园生活里却充斥着各种各样的会议,这些会议让老师们心存厌倦。

不是会议本身让老师们厌倦,而是会议的质量不高,成效有限。

会议是干什么的?任何组织都无法预期所有发展中的问题,也就无法让组织行为尽善尽美。为了解决发展中的问题,大家聚集在一起进行讨论、沟通、交流,实现思维碰撞,形成解决问题的方案,这不仅是必要的而且是必须的。问题是,如何开会?

我们可以通过策划、视觉化会议和管理会议,对传统的会议进行改造。

学校的会议,从时间维度,有例会和临时性会议两类;从与会人员维度,有全体教职工会议和部分人员会议两类;从会议性质维度,有传达精神的会议和研讨会议两类,等等。无论哪个维度,无论哪一类会议,从有效性看,传统会议似乎都有改造的必要。

比如,开学初的全校教职工大会。

一般地,学校会在开学初召开全体教职工大会。会议的主要内容惯常性地包括:校长传达工作要点,人事校长公布人事安排,教学校长安排教学工作,安全校长不忘提醒大家注意工作中的安全。校长们宣读完了,会也就开完了。对这样的会议,我们是否可以追问一下:如果会议是“传达”的目的,有必要“集会”吗?

研究发现,80%以上的人是“视觉化学习”者,也就是说,把校长们宣读的内容变成印发的学习材料,人手一份,收获的效果会比集中起来还好。

全体教职工开学大会的目的是什么?明确新学年工作方向,落实新学年工作举措,全员参与到新学年工作计划中,尽快投入到工作状态中来。如何达成这一目的?只有每名教职工吃透了工作要点,并结合自己的岗位找到落地点,转化成自己的工作计划,才能算是真正融入到新学年工作中来。因此,可以把会议“向前延伸”,会前印发会议内容,每名员工结合自身岗位形成自己的年度工作目标和计划,在部门内展示分享,并形成部门工作目标和工作方案。召开“全体会议”时,校长解读工作要点,部门分享工作方案,员工代表展示个人计划,这样的会议内容便有了灵魂。

全体会议结束了,但开学会议并没有结束,可以将会议“向后延伸”。将每个部门的工作方案印发全校各个部门,将每名员工的工作计划印发部门所有人员,以资借鉴,也是彼此监督。外部监督有利于个体目标的落实,这理应成为会议的重要组成。

类似的会议都可以参照这种“前后延伸”的方式。比如班主任工作会议,教研组工作会议,学部工作会议等。

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再比如,各类研讨会。

学校里有各种各样的研讨会,如班主任沙龙、教研活动、教学问题研讨等。研讨会的目的在于集中大家的智慧,共同研究工作中遇到的问题,寻求最佳解决方案。一个有效的研讨会,必须于会前输出背景材料,让与会人员提前了解,深度思考,带着有价值的意见建议参会。会议中,通过头脑风暴、问题聚焦,使与会者的思维得到碰撞,对决策方案形成共识。而研讨会后,要输出达成共识的方案或者行动计划,这样的研讨会才有实效。

还比如,部分人员参加的座谈会。

座谈会常用来听取教职工、或者家长、或者学生的意见,但传统的座谈会大都采用对话的方式,领导者听,与会者说。在这样的氛围下,参加座谈的人员往往难以表达真实的声音,而座谈会的目的就是要获得他们真实的声音。因此可以改造会议形式,比如分组采用“头脑风暴”的方式,以获得最大量信息,并从中排序产生关键信息。当然,采用这样的方式开场的“破冰”很重要,消除彼此的隔阂,参会人员才能畅所欲言。

改造会议,关键在于厘清会议目的。目的决定了会议程序,也影响着每个人在会议中的贡献。莫不要把手段当成目的,更不要为了开会而开会。要知道,一个会议的成本有多少?从时间成本看,等于“参加会议的人数*(与会者的准备时间+与会者的路途时间+正式会议时间+会议间隙和耽搁时间)”。从金钱成本看,等于“与会者的时间*与会者单位时间的工资+场地费、茶水费、服务费、复印费”。而从效益成本看,则等于“这段时间如果不开会,会给工作带来多大的效益”。还有机会成本呢,也就是“如果开会过程中,因未及时接听家长电话而被投诉到市长热线,或者未能及时解决自己管理范围内的突发事件带来的问题以及持续影响等”。

因此,不开未经策划的会议,不开“可开可不开”的会议。能合并的会议合并召开,能不开的会议坚决不开。一旦决定开会,那就要开出富有成效的会议。

这样的会议,教师喜欢。

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特约作者
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赵桂霞

潍坊歌尔教育总校长

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责编丨张磊


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